Privacy en het gebruik van uw gegevens

Om de pensioenovereenkomst voor u uit te voeren, heeft SPW gegevens van u nodig. Persoonsgegevens. Bijvoorbeeld waar u woont en of u samenwoont, hoeveel salaris u krijgt en wat uw rekeningnummer is. Deze gegevens verzamelen, bewaren en gebruiken (in één woord: verwerken) we.

Net als u vinden we het belangrijk dat uw gegevens bij ons veilig zijn. En dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens omgaan. Daarom hebben we afspraken gemaakt over hoe we uw gegevens verwerken. Deze afspraken staan in deze privacyverklaring. We houden ons hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

SPW verwerkt gegevens van de volgende personen:

  • iedereen voor wie wij het pensioen regelen;
  • iedereen voor wie wij de pensioenadministratie doen;
  • iedereen die onze website bezoekt;
  • iedereen met wie wij contact hebben.

SPW krijgt de gegevens van u, maar ook van bijvoorbeeld uw werkgever, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het UWV (als u arbeidsongeschikt bent) of van uw gemeente. Of wanneer u zelf contact heeft met SPW.

  • Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres)
  • E-mailvoorkeuren (bijvoorbeeld of u zich heeft aan- of afgemeld voor de nieuwsbrief, post-digitaal en/of klantpanel)
  • Pensioengegevens (bijvoorbeeld hoeveel pensioen u heeft opgebouwd)
  • Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, besturingssysteem, cookie ID’s, welke pagina’s u bezoekt op onze website, open- en clickgedrag via onze e-mails, voorkeuren, meningen, onderzoeksgegevens, behoeften gebruik van social media van het fonds of contact met de klantenservice).

Heeft u een gezondheidsverklaring voor ons ingevuld en ondertekend? Dan hebben we ook gegevens over uw gezondheid. We hebben extra afspraken gemaakt over het verwerken van deze gegevens. Dit zijn de afspraken:

  • Een medisch adviseur van SPW verwerkt uw medische gegevens.
  • Een medisch adviseur en leden van zijn team hebben een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat zij uw gegevens niet aan anderen mogen geven of aan anderen mogen laten lezen.
  • Een medisch adviseur mag uw medische gegevens alleen aan ons geven als wij de informatie nodig hebben om uw pensioen te regelen. Als wij uw medische gegevens krijgen, geldt de geheimhoudingsplicht ook voor ons.
  • Een medisch adviseur bewaart uw gezondheidsverklaring en andere documenten over uw gezondheid in een medisch dossier. De adviseur die uw dossier beheert, moet zich houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

  • Om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld om uw pensioenrechten of aanspraken op (aanvullende) inkomensverzekeringen zorgvuldig en juist te berekenen, u daarover tijdig en correct te informeren en uw uitkering stipt uit te betalen.
  • Om contractuele afspraken, wettelijke en/of internationale verplichtingen na te komen.
  • Om de gebruiksvriendelijkheid van onze websites te verbeteren.
  • Voor interne analyses en productontwikkeling. Hiermee kunnen we onze producten en dienstverlening voor u verbeteren.
  • Om communicatie over uw pensioenzaken via verschillende communicatiekanalen zo relevant en persoonlijk mogelijk te maken. Daarvoor koppelt, combineert en analyseert SPW beschikbare (persoons)gegevens.

Het verwerken van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een rechtsgrond. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een van onderstaande rechtsgronden:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst waarbij u partij bent.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting van SPW.
  • U heeft als betrokkene toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor een of meer specifieke doelen. U mag uw toestemming intrekken. De manier waarop u dit kunt doen wordt aangegeven bij het geven van een specifieke toestemming.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is in bepaalde gevallen een wettelijke verplichting als u bij ons pensioen opbouwt of krijgt. Bij het niet verstrekken van gegevens kan het zijn dat wij u niet tijdig of correct kunnen informeren en uw uitkering niet (correct) kunnen uitbetalen.

Wij delen uw gegevens met derde partijen wanneer wij:

  • werkzaamheden aan een derde partij uitbesteden. Deze partijen verwerken uw persoonsgegevens alleen op de manier zoals SPW hen voorschrijft; of
  • wettelijk verplicht zijn om uw gegevens met een derde partij te delen. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek en het Pensioenregister; of
  • wij of de derde partij toestemming van u hebben gekregen om gegevens met deze derde partij te delen.

Wij verstrekken niet meer gegevens aan derde partijen dan noodzakelijk is voor de verwerking die zij uitvoeren.

Wij maken gebruik van profiling om onze communicatie en dienstverlening met u beter op uw persoonlijke situatie af te stemmen. Hoe doen wij dit? Op basis van de gegevens die wij van u hebben, wordt bepaald in welke doelgroep u ingedeeld wordt. Deze doelgroepen bepalen op welke wijze met u wordt gecommuniceerd en waarover.

Wilt u niet dat wij uw gegevens hiervoor gebruiken? Dan heeft u het recht om hiervoor een klacht in te dienen. 

Wij willen voorkomen dat iemand anders dan u een verzoek doet over het gebruik van uw gegevens. Daarom zullen wij vaststellen of u zelf dit verzoek naar ons heeft gestuurd. Lukt dat niet met de gegevens die wij al hebben? Dan bellen wij u of vragen wij aanvullende gegevens aan u. Wij benaderen u binnen een maand.

Wij verzamelen uw gegevens met een doel (zie onder het kopje ‘Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?’). En we bewaren uw gegevens zo lang we ze nodig hebben voor dat doel. We houden ons hierbij aan de wet. 

In Mijn SPW geeft u toestemming om extra gegevens op te slaan. Deze gegevens gebruiken we om u overzicht en inzicht te geven in uw financiële situatie. U vult deze extra gegevens zelf in. Als u uitlogt, blijven deze gegevens en de laatste berekening opgeslagen. De volgende keer dat u inlogt, ziet u uw gegevens weer staan. De aanvullende gegevens worden tot uiterlijk 2 jaar na de laatste inlog bewaard. Trekt u de toestemming weer in? Dan verwijderen we uw extra gegevens en de laatste berekening meteen.

Bewaartermijnbeleid van SPW

SPW heeft verschillende bewaartermijnen vastgesteld en gedocumenteerd in een bewaartermijnenbeleid. De minimale bewaartermijn is 7 jaren na het eindigen van de deelnemersrelatie door waardeoverdracht of overlijden.

Uw gegevens worden door ons op een passende manier beveiligd tegen diefstal, verlies of ander onrechtmatig gebruik dat van deze gegevens zou kunnen worden gemaakt. Wij hebben de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door personen buiten SPW worden bekeken.

Uw rechten

Als wij persoonsgegevens van u verwerken, dan heeft u onder andere het recht deze gegevens in te zien, te wijzigen, over te dragen (dataportabiliteit) of te verwijderen. Deze rechten worden hier verder toegelicht.

E-mail ons over uw persoonsgegevens

Recht op inzage

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.

Recht op correctie van gegeven

De persoonsgegevens die wij van u verwerken moeten accuraat zijn en blijven. Indien u vaststelt dat uw persoonsgegevens niet meer correct zijn, heeft u het recht ons op te dragen deze te wijzigen. Dit geldt ook als u vaststelt dat de gegevens die wij van u verwerken niet compleet zijn.

Recht op overdracht van gegevens (dataportabiliteit)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm te ontvangen. Het gaat hierbij om gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die over u zelf gaan.

Recht op verwijdering

U kunt aan ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. U kunt alleen gebruik maken van dit recht indien:

  • de persoonsgegevens niet langer nodig voor de doelen waarvoor zij zijn verwerkt;
  • u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken of tegen de verwerking op terechte gronden bezwaar maakt (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
  • de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • de persoonsgegevens moeten worden gewist op basis van Europese of Nederlandse wetgeving.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht bezwaar te maken tegen het ontvangen van informatie over SPW, tenzij deze informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst/het voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook heeft u het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens stop te zetten. 

Dat kan in de volgende situaties:

  • u stelt de juistheid van de persoonsgegevens die wij van u hebben ter discussie;
  • de verwerking van uw gegevens is onrechtmatig en u wilt niet dat uw persoonsgegevens worden gewist;
  • als het pensioenfonds de gegevens niet meer nodig heeft, maar u ze wel nodig heeft voor het voeren van een rechtszaak tegen het pensioenfonds of derden;
  • u maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens waarop het pensioenfonds niet meteen beslist.

Beperking houdt in dat de gegevens niet mogen worden verwerkt, tenzij:

  • er alleen sprake is van opslag van gegevens;
  • u toestemming heeft gegeven;
  • verwerking gebeurt in verband met een rechtsvordering, de bescherming van rechten van andere personen of om belangrijke redenen van algemeen belang.

Op welke manier kunt u gebruik maken van uw rechten?

Een verzoek voor het gebruik maken van een recht kunt u indienen via onze website. 

Wij willen voorkomen dat iemand anders dan u een verzoek doet over het gebruik van uw gegevens. Daarom zullen wij vaststellen of u zelf dit verzoek naar ons heeft gestuurd. Lukt dat niet met de gegevens die wij al hebben? Dan bellen wij u of vragen wij aanvullende gegevens aan u. Wij benaderen u binnen een maand.

Wilt u een klacht indienen?

Bent u het niet eens met de manier waarop SPW uw persoonsgegevens verwerkt? Of met de reactie die u van ons heeft ontvangen? Neem dan contact met ons op. Blijft u het oneens met ons? Dan heeft u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

SPW heeft zelf geen functionaris gegevensbescherming. SPW heeft de verwerking van persoonsgegevens uitbesteed aan APG. APG heeft wel een functionaris gegevensbescherming. Deze functionaris ziet erop toe dat APG bij die verwerking van persoonsgegevens de verplichtingen uit privacy wet- en regelgeving naleeft. Het e-mailadres van de functionaris gegevensbescherming is functionarisgegevensbescherming@apg.nl.

SPW behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met regelmaat te lezen. Deze pagina is voor het laatst geupdatet op basis van de gegevens van 31 mei 2022.

SPW maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u de site raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik door de bezoeker van de site. Lees meer over cookies in onze cookieverklaring.

Heeft u vragen of opmerkingen over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem contact met ons op.