Premie betalen voor werknemers

U betaalt de premie binnen de betaaltermijn van 14 dagen, nadat u via de Selfservice Werkgevers Portal een Levering Premie en Gegevens heeft gedaan. Of via uw loonpakket loon- en premiegegevens heeft aangeleverd.

Via een Levering Premie en Gegevens (LPG) levert u vanaf periode 1 in 2017 de gegevens over uw werknemersbestand aan. Wijzigingen in uw bestand worden dus bij een levering vanzelf doorgevoerd.

Voor de periode tot januari 2017 geldt de manier zoals hieronder beschreven:

  • Werkt u met ADP, NCCW, Centric of Visma? Geef dit dan direct door via uw salarisadministratie.
  • Werkt u niet met bovenstaande programma's? Geef de wijzigingen door via het Excel-bestand 'Wijzigingen werknemers'*. Wij vragen dit formulier maandelijks bij u op. Voor vragen over dit Excel-bestand kunt u contact opnemen met de backoffice van SPW.

*Gebruikt u Internet Explorer? Slaat u het Excelbestand dan eerst op voor u het opent. Dit voorkomt een foutmelding.

Aan het begin van elk jaar berekent SPW de premie op basis van de gegevens per 31 december van het voorgaande jaar. Dit wordt prolongatie genoemd. Als het eerste kwartaal van het nieuwe jaar is afgelopen worden wijzigingen zoals indexaties, salariswijzigingen en in- en uitdiensttredingen doorgevoerd. Deze wijzigingen worden meegenomen als mutatie bij de eerstvolgende facturatie.
Bij tijdige betaling van de premies gaat er geen toekomstig rendement verloren. Zorg daarom dat u uw premie binnen de gestelde betaaltermijn betaalt, dan brengen wij geen rente in rekening. Wij brengen rente in rekening als u uw (premie)factuur niet op tijd betaalt. Dit is besloten door het bestuur van SPW. Het bestuur voerde deze maatregel in om iedere werkgever te stimuleren facturen op tijd te betalen. De betaaltermijn is 14 dagen. Het incassotraject is als volgt:
a.    1e aanmaning 14 dagen na vervaldatum (dat is dus 28 dagen na factuurdatum)
b.    2e aanmaning 28 dagen na vervaldatum
c.    Overdracht aan incassobureau 42 dagen na vervaldatum
 
Let op: er zijn hoge kosten verbonden aan de overdracht aan het incassobureau, deze kosten komen volledig voor uw rekening.
 
Creditfacturen
Alle creditbedragen verrekenen we met de oudste factuur. Daarom verzoeken wij u bij uw premiebetaling ook zelf allereerst de oudste openstaande factuur te betalen. In het Finance Portal kunt u controleren wat de oudste openstaande factuur is. Heeft u geen openstaande facturen meer? Dan betalen we het creditbedrag aan u uit. Wij storten dit bedrag alleen op het rekeningnummer dat in onze administratie op “geverifieerd” staat. Zo weten wij zeker dat wij het creditbedrag uitbetalen op het juiste rekeningnummer. Heeft u uw rekeningnummer nog niet aan ons doorgegeven? U doet dit snel en makkelijk in de Selfservice Werkgevers Portal (SWP) in 8 stappen: 
2.Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord
3.Klik op 'SWP'
4.Vul rechtsboven in het blauwe vakje uw aansluitnummer in
5.Kies het tabblad 'Klantbeeld' en klik op ‘Uw organisatiegegevens wijzigen’
6.Ga op de pagina ‘Beheren organisatiegegevens’ naar het kopje ‘Rekeningen’
7.Klik op ‘Toevoegen’ om een of meerdere rekeningnummers toe te voegen
8.Vul de gevraagde gegevens in en klik op ‘Voeg toe’
9.Klik op 'Controleer'
10.Klik op ‘Zend in’

Let op! Alleen de bestuurlijke contactpersoon kan een rekeningnummer wijziging doorvoeren.
 
Online inzicht in uw financiële gegevens via portal
Via de Selfservice Werkgevers Portal kunt u uw facturen online raadplegen. U vindt uw facturen onder het tabblad 'Dossier'.

Alle werkgevers kunnen kiezen voor automatische incasso. Hiervoor moet u een incassomachtiging afgeven. Automatische incasso biedt u meerdere voordelen: 

  1. U bent geen tijd kwijt aan betaling van uw facturen. 
  2. U betaalt premies altijd op tijd.  
  3. U wordt niet geconfronteerd met eventuele aanmaningen.
  4. U wordt niet geconfronteerd met rente, die wij in rekening bij niet op tijd betalen. 
In SWP kunt u per rekeningnummer aangeven of u kiest voor automatische incasso. Automatische incasso is alleen van kracht als u een machtigingsformulier heeft ingevuld. Kiest u voor betalen via automatische incasso? Zo regelt u het:
  • Ga naar pensioenaangifte.apg.nl
  • Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord
  • Klik op 'SWP'
  • Vul  rechtsboven in het blauwe vak uw aansluitnummer in 
  • Klik in het tabblad 'Klantbeeld' op 'Uw organisatiegegevens wijzigen'
  • Kies op de pagina 'Beheren organisatiegegevens' het kopje 'Rekeningen'
  • Stuur een ondertekend formulier ‘SEPA incasso machtiging’ mee met het wijzigingsverzoek
  • Download het formulier via de link
U kunt dit formulier printen, invullen, ondertekenen, digitaliseren, uploaden en vervolgens inzenden. 
 
Let op! Alleen de bestuurlijke contactpersoon kan een  machtiging tot automatische incasso regelen.
U levert uw gegevens aan via een Levering Premie en Gegevens (LPG). De uiterste aanleverdatum is de 14e van de volgende maand. Dit LPG bestand kunt u op twee manieren aanmaken en aanleveren, namelijk via uw loonpakket of via de Selfservice Werkgevers Portal. Nadat u dit heeft gedaan volgt er – als u daar een machtiging voor heeft afgegeven – een automatische incasso. Er zijn geen vaste incassodata. 

De betaaltermijn is 14 dagen. Het incassotraject is als volgt: 
a.    1e aanmaning 14 dagen na vervaldatum (dat is dus 28 dagen na factuurdatum) 
b.    2e aanmaning 28 dagen na vervaldatum 
c.    Overdracht aan incassobureau 42 dagen na vervaldatum.

Opgelegde facturen en rentefacturen worden niet automatisch geïncasseerd, omdat deze niet zijn ontstaan door uw eigen aanlevering.

Heeft u vragen over het aanleveren van mutaties via het Excel-bestand (is alleen mogelijk voor mutaties over 2016 en eerder) neem dan contact op met de helpdesk van SPW. De helpdesk is op werkdagen van 8.30 en 17.00 uur telefonisch bereikbaar op 020 583 59 20.